Haberleşme Politikamız

Haberleşme Politikamız

Üyelere Erişim ve Duyuru

Odamız İl Merkezi dışındaki ilçelerden Yatağan, Kavaklıdere, Ortaca, Köyceğiz, Dalaman, Datça ve Ula’ da bulunan üyelerle ilişkileri kolaylaştırmak amacıyla Ortaca, Datça, Yatağan ve Ula’ da temsilcilikler kurmuştur. Bu temsilciliklerde tüm işlemler odamız merkezinde kurulan MUTSO Entegre Yönetim Sisteminin kuralları uygulanarak yapılır. Temsilciliklerde TOBB net sistemine girerek aidat tahsilatı, oda sicil belgesi, faaliyet belgesi v.b. sistemden çıktı alınabilen belgeler iki nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası üyeye verilir, bir nüshası arşivlenir. Bunlardan günlük olarak merkeze gönderilenler hariç yıl sonunda dosyalama ve arşivleme işlemleri merkezde oda sicil birimince tutulur.
MUTSO üyelerine erişim aşağıdaki iletişim kanalları ile yapılır, elektronik ortamda bulundurulur ve sürekli güncellenir.Bu adresler kullanılarak üyeler ile haberleşmede posta, e-posta, cep mesaj sistemi, telefon ve faks kullanılır. Basın ile ilgili duyurularda T-11-18 Duyuru ve Basın açıklamaları Talimatı doğrultusunda yapılır.Bu talimat doğrultusunda peryodik aralıklaeda güncellenen şu kayıtlar tutulur:
· Tüm üyelerin e-posta ve web site adresleri,
· Tüm üyelerin sabit ve GSM telefon numaraları,
· Faks numaraları ve
· Posta adresleri.
Odamız faaliyetlerini, İletişim ve Halkla İlişkiler Birimi Sorumlusu tarafından ilgili prosedürlere uygun olarak yürütülen çalışmalarla yerel, ulusal, uluslar arası yazılı ve görsel medya da duyurur. Televizyon ve radyo programları ve basın bültenleri ile faaliyetlerini kamuoyuna aktarır. Afiş, broşür gibi yayınlar oda ilan panosunda ve WEB sayfasında etkinlik süresince duyurulur.
Oda faaliyetleri, politikaları, sektörel gelişmeler, stratejiler, planlar, hedefler,kalite iyileştirme ve fiyat tarifeleri gibi bilgilendirmeler aşağıdaki kanallarla formal olarak yapılır ve kayıt altına alınır.
· Meclis toplantıları, Meslek Komite toplantıları,Yönetim Kurulu toplantıları,Üye ve paydaş toplantıları,MUTSO Akreditasyon Kurulu toplantıları,Personel iç iletişim toplantıları
· Uygunsuzlukların etkilerini analiz edecek anketlerin üyelere ve personele uygulanarak sonuçlarının değerlendiği Yönetim Gözden Geçirme toplantıları

İletişim ve Web Sitesi

www.mutso.org.tr sitesi MUTSO’nun resmi web sitesidir.
Bu site T-11-17 Web Sitesi Güvenlik ve Güncelleme Talimatı doğrultusunda yapılır. Web sitesinde yer alan yayınlar Odamızın diğer yayın kaynakları olan Basın bültenleri, e-posta, ARASTA dergisi ve cep mesaj sistemiyle eş zamanlı ve bütünleşik olarak yürütülür. Web sitesinde Muğla ve Muğla Ticaret ve Sanayi Odasını tanıtıcı bilgiler, haberler, duyurular, Oda üyelerine sunulan hizmetler, Oda tescil işlemleri, Odamızca düzenlenen belgeler, iş teklifleri, fuarlar, Oda üyelerinin sektörlere göre aranması, bilgi edinme hakkı, iletişim bilgileri, sık sorulan sorular ve üyelerin ticari yaşamlarında kullanacağı yararlı bilgiler yer alır. Etkinliğin hitap ettiği Üyeler ve diğer harici kurum/kuruluşlar yazılı duyuru gönderilmesi, web sitesi, telefon, sms, e-mail, İlan panoları, gazete ilanları ve benzeri yöntemlerle haberdar edilir. Duyurular esnasında belediyeler, hastaneler gibi kamu kurumları ile STK gibi kuruluşların gerek kendi personelleri gerekse üyelerine duyurulması konusunda özel ilişkiler kurulur. Ayrıca yapılan duyuru sonuçları izlenerek ulaşılamıyan mail adresleri ve tlf numaralarını güncelleme gibi düzeltici ve önleyici faaliyetler uygulanır.

Kurumlar Arası İlişkiler

Yasal mevzuatlar çerçevesinde KOSGEB, İŞ KURUMU, TSE, Muğla Valiliği, DEİK gibi kamu kurumları ile TOBB tarafından odamıza yönlendirilen işler ana hatlarıyla Prosedürlerin Amaç Ve Kapsam bölümünde sayılan işler, İlgili Dökümanlar ve Referanslar bölümünde yer alan talimatlar ve kurumlararası yapılan protokoller ile ilgili yönetmelikler çerçevesinde yürütülür.

Yayınlar

MUTSO politikalarını duyurmak ve faaliyetlerini yaymak için ARASTA Dergisi ve kurumsal WEB sitesini kullanır. Dergi T-11-16 ARASTA Dergisi Yayınlama Talimatına göre hazırlanır, yılda 4 kez yayınlanır ve üyelere ücretsiz olarak dağıtılır. Muğla ve bölgemizin tarihi ve kültürel değerlerini ön plana çıkaran yayın politikası izlenir. ARASTA Dergisinin son sayısı web sayfasında yayınlanır. Oda faaliyet raporu yıl bitiminde çıkarılır. Oda Meclis toplantılarında açıklanır. Manyetik ortamda arşivlenerek saklanır.